Il consiglio di SIMPLY CODE SOLUTIONS inizia sempre allo stesso modo: se un prodotto standard copre il suo processo, scelga il prodotto standard. Si introduce più in fretta e alla manutenzione pensano altri. Il software su misura conviene dove lo standard non è adatto e ciò costa regolarmente tempo o denaro. Spesso la risposta migliore è una combinazione dei due.
Che cosa significano i due termini
Il software standard è un prodotto finito che molte aziende usano contemporaneamente, di solito con una licenza o un abbonamento. Quali funzioni si aggiungono lo decide il fornitore. Il software su misura viene costruito per i processi di una singola azienda. Può essere un grande sistema, ma anche una piccola automazione o una singola interfaccia tra due programmi.
Quando il software standard è la scelta migliore
- Il processo è uguale in molte aziende, ad esempio contabilità o salari.
- Può adattare il suo processo al prodotto senza svantaggi.
- I costi di licenza restano sostenibili anche se l’azienda cresce.
Contabilità e salari sono i casi classici. Qui uno sviluppo su misura porta raramente un vantaggio, e il fornitore cura il prodotto per tutte le aziende allo stesso tempo. Prima dell’acquisto verifichi comunque se può recuperare i suoi dati, se il prodotto offre un’interfaccia e quanto costa quando lo usano più persone.
Quando conviene un software su misura
- Il processo la distingue dalla concorrenza.
- I collaboratori aggirano il software, spesso con fogli Excel.
- I dati devono essere registrati a mano più volte.
- Nel corso degli anni i costi di licenza per persona superano quelli dello sviluppo.
Un segnale chiaro è il foglio Excel che solo una persona sa interpretare. Se questa persona è assente, il processo si ferma. In quel caso il prodotto standard viene pagato, ma il lavoro vero si svolge altrove.
La terza via: collegare anziché sostituire
Spesso la soluzione migliore è una combinazione. I prodotti standard restano in uso, e un piccolo sviluppo su misura li collega o colma quell’unica lacuna che crea problemi nel lavoro quotidiano. Costa molto meno di una soluzione costruita da zero e cambia poco per il suo team.
Un caso modello: gli ordini arrivano dal negozio online, le fatture nascono nella contabilità e in mezzo qualcuno trasferisce i dati a mano. Entrambi i programmi funzionano bene da soli. Un’interfaccia si occupa del passaggio intermedio, e nessuno deve cambiare abitudini.
Quando è meglio non introdurre nulla di nuovo
Se un processo si presenta solo poche volte all’anno o cambierà presto, di solito non convengono né l’acquisto né lo sviluppo. Il foglio Excel resta allora la scelta ragionevole, finché la situazione non cambia.
Quanto costa un software su misura
Se decide di far sviluppare un software su misura, il prezzo dipende soprattutto dalle dimensioni. Un’automazione che collega due sistemi costa CHF 3'000 – 4'500, un’applicazione specialistica per un’area aziendale CHF 30'000 – 45'000 e la sostituzione di un sistema obsoleto CHF 80'000 – 120'000. Qui concetto, test, sicurezza e gestione richiedono molto lavoro. Tra le funzioni aggiuntive conta soprattutto il tipo di collegamento:
- Un collegamento semplice, ad esempio alla contabilità o alla spedizione: CHF 1'500 – 2'300.
- Un collegamento a ERP o software di settore, ad esempio a un vecchio sistema senza documentazione: CHF 9'000 – 13'500.
Tutti gli importi si trovano nella panoramica prezzi per software su misura e applicazioni web. L’articolo Quanto costa un software su misura? mostra tre casi modello. Sono valori indicativi. È vincolante l’offerta che segue il colloquio.
Come fare il calcolo
Confronti le varianti su tre anni. Così vede se i costi più alti dell’inizio si ripagano in seguito. Per il calcolo servono quattro voci:
- Lavoro attuale: ore al mese per tariffa oraria per 36 mesi. Conteggi anche rilavorazioni ed errori.
- Prodotto standard: licenza o abbonamento per persona su 36 mesi, più introduzione e formazione.
- Software su misura: sviluppo più gestione su 36 mesi.
- Lavoro residuo: la parte di lavoro manuale che rimane con ogni variante.
Se resta un chiaro vantaggio, vale la pena parlare di un software su misura. Se la differenza è piccola, scelga lo standard, perché comporta meno responsabilità.
A che cosa prestare attenzione con un software su misura
Ogni strada ha il suo rischio. Con il software standard lei dipende dal fornitore, che può aumentare i prezzi, eliminare funzioni o ritirare il prodotto. Con un software su misura la responsabilità di gestione e ulteriore sviluppo è sua. Quattro punti mantengono basso questo rischio.
- Preveda la gestione. Un software su misura richiede aggiornamenti, monitoraggio e correzione degli errori. Se ne occupa il suo team, oppure concorda gestione e supporto per il suo software.
- Esiga la documentazione. Mantiene il software comprensibile, anche se il suo team cambia.
- Inizi in piccolo. L’articolo Come definire la prima versione di un software mostra come stabilire l’ambito.
- Sostituisca i sistemi obsoleti a tappe, quando ha senso. Un’unica data per il passaggio è più rischiosa.
Il prossimo passo
Annoti il processo che oggi le costa più tempo e i programmi coinvolti. Per iniziare basta questo. Nell’assistente di progetto per il software su misura vede una prima fascia di prezzo. Nel colloquio calcoliamo insieme se conviene uno sviluppo su misura, un prodotto standard o una combinazione dei due.