Die Empfehlung von SIMPLY CODE SOLUTIONS beginnt immer gleich: Wenn ein Standardprodukt Ihren Ablauf abdeckt, nehmen Sie das Standardprodukt. Es ist schneller eingeführt und wird von anderen gepflegt. Individualsoftware lohnt sich dort, wo der Standard nicht passt und das regelmässig Zeit oder Geld kostet. Oft ist die beste Antwort eine Kombination aus beidem.
Was die beiden Begriffe bedeuten
Standardsoftware ist ein fertiges Produkt, das viele Firmen gleichzeitig nutzen, meist gegen Lizenz oder Abo. Welche Funktionen dazukommen, entscheidet der Anbieter. Individualsoftware wird für die Abläufe eines einzelnen Unternehmens gebaut. Das kann ein grosses System sein, aber auch eine kleine Automatisierung oder eine einzelne Schnittstelle zwischen zwei Programmen.
Wann Standardsoftware die bessere Wahl ist
- Der Ablauf ist in vielen Unternehmen gleich, etwa Buchhaltung oder Lohn.
- Sie können Ihren Ablauf ohne Nachteile an das Produkt anpassen.
- Die Lizenzkosten bleiben auch bei Wachstum tragbar.
Buchhaltung und Lohn sind die klassischen Fälle. Eine Eigenentwicklung bringt hier selten einen Vorteil, und der Anbieter pflegt das Produkt für alle Firmen zugleich. Prüfen Sie vor dem Kauf trotzdem, ob Sie Ihre Daten wieder herausbekommen, ob das Produkt eine Schnittstelle anbietet und was es kostet, wenn mehr Personen damit arbeiten.
Wann sich eigene Software lohnt
- Der Ablauf unterscheidet Sie vom Wettbewerb.
- Mitarbeitende arbeiten um die Software herum, oft mit Excel-Listen.
- Daten müssen mehrfach von Hand erfasst werden.
- Lizenzkosten pro Person übersteigen über die Jahre die Entwicklung.
Ein deutliches Zeichen ist die Excel-Liste, die nur eine Person versteht. Fällt diese Person aus, steht der Ablauf still. Das Standardprodukt wird dann zwar bezahlt, die eigentliche Arbeit läuft aber daran vorbei.
Der dritte Weg: verbinden statt ersetzen
Oft ist die beste Lösung eine Kombination. Standardprodukte bleiben im Einsatz, und eine kleine Eigenentwicklung verbindet sie oder schliesst die eine Lücke, die im Alltag stört. Das kostet deutlich weniger als ein Neubau und verändert wenig für Ihr Team.
Ein Modellfall: Aufträge kommen aus dem Webshop, Rechnungen entstehen in der Buchhaltung, und dazwischen überträgt jemand die Daten von Hand. Beide Programme funktionieren für sich gut. Eine Schnittstelle übernimmt den Zwischenschritt, und niemand muss umlernen.
Wann Sie besser nichts Neues einführen
Kommt ein Ablauf nur wenige Male im Jahr vor oder ändert er sich bald, lohnt sich meist weder Kauf noch Entwicklung. Die Excel-Liste bleibt dann die vernünftige Wahl, bis sich die Lage ändert.
Was Individualsoftware kostet
Wenn Sie Individualsoftware entwickeln lassen, hängt der Preis vor allem von der Grösse ab. Eine Automatisierung, die zwei Systeme verbindet, liegt bei CHF 3'000 – 4'500, eine Fachanwendung für einen Geschäftsbereich bei CHF 30'000 – 45'000 und die Ablösung eines Altsystems bei CHF 80'000 – 120'000. Dort treiben Konzept, Tests, Sicherheit und Betrieb den Aufwand. Bei den Zusatzfunktionen zählt vor allem die Art der Anbindung:
- Eine einfache Anbindung, zum Beispiel an Buchhaltung oder Versand: CHF 1'500 – 2'300.
- Eine Anbindung an ERP oder Branchensoftware, etwa an ein älteres System ohne Dokumentation: CHF 9'000 – 13'500.
Alle Beträge finden Sie in der Übersicht Preise für Individualsoftware und Web-Apps. Drei Modellfälle zeigt der Artikel Was kostet Individualsoftware?. Das sind Richtwerte. Verbindlich ist die Offerte nach dem Gespräch.
So rechnen Sie es durch
Vergleichen Sie die Varianten über drei Jahre. So sehen Sie, ob sich höhere Kosten am Anfang später auszahlen. Für die Rechnung brauchen Sie vier Posten:
- Heutiger Aufwand: Stunden pro Monat mal Stundensatz mal 36 Monate. Zählen Sie Nacharbeit und Fehler mit.
- Standardprodukt: Lizenz oder Abo pro Person über 36 Monate, dazu Einführung und Schulung.
- Eigene Software: Entwicklung plus Betrieb über 36 Monate.
- Restaufwand: der Teil der Handarbeit, der bei jeder Variante bleibt.
Bleibt ein klarer Vorteil, lohnt sich ein Gespräch über eigene Software. Ist der Abstand klein, nehmen Sie den Standard, denn er bringt weniger Verantwortung mit sich.
Worauf Sie bei eigener Software achten sollten
Jeder Weg hat sein Risiko. Bei Standardsoftware hängen Sie vom Anbieter ab, der Preise erhöhen, Funktionen streichen oder das Produkt einstellen kann. Bei eigener Software liegt die Verantwortung für Betrieb und Weiterentwicklung bei Ihnen. Vier Punkte halten dieses Risiko klein.
- Planen Sie den Betrieb ein. Eigene Software braucht Updates, Überwachung und Fehlerbehebung. Das übernimmt Ihr Team, oder Sie vereinbaren Betrieb und Support für Ihre Software.
- Verlangen Sie Dokumentation. Sie hält die Software verständlich, auch wenn sich Ihr Team verändert.
- Fangen Sie klein an. Der Artikel Die erste Version richtig eingrenzen zeigt, wie Sie den Umfang festlegen.
- Lösen Sie Altsysteme schrittweise ab, solange das sinnvoll ist. Ein einzelner Stichtag für den Wechsel ist riskanter.
Der nächste Schritt
Notieren Sie den Ablauf, der Sie heute am meisten Zeit kostet, und die Programme, die daran beteiligt sind. Das genügt für den Anfang. Im Projekt-Assistenten für Individualsoftware sehen Sie eine erste Preisspanne. Im Gespräch rechnen wir mit Ihnen durch, ob sich Eigenentwicklung, Standardprodukt oder eine Verbindung aus beidem lohnt.